Каждый работодатель обязан обеспечить ведение реестра нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой своей деятельности, а также доступ работников к актуальным редакциям таких нормативных правовых актов.  Данная обязанность работодателя предусмотрена Трудовым кодексом (абз. 25 ч. 3 ст. 214 ТК).

Польза реестра для работодателя в том, что он помогает систематизировать требования по охране труда, знакомить с ними работников и следить, чтобы локальные акты предприятия не противоречили НПА. Каждому работнику следует предоставить доступ к реестру, а непосредственным руководителям — помимо доступа, возможность сверять инструкции по ОТ с актуальными версиями НПА.

Вести реестр поручают специалисту по ОТ, он лучше других коллег знает, какие документы внести в реестр. Актуализировать, систематизировать и хранить НПА по охране труда — трудовые действия специалиста по ОТ по профстандарту (п. 3.1.5 профстандарта, утв. приказом Минтруда от 22.04.2021 № 274н).

Порядок, по которому ведут реестр и обеспечивают доступ к нему, закрепляют в локальном акте работодателя. Например, в приказе руководителя компании. Должно быть указано в каком виде ведут реестр, как работники получают доступ к НПА с требованиями по охране труда и кто отвечает за наполнение реестра и его обновление.

Чтобы составить перечень НПА для предприятия, можно использовать перечень обязательных требований Роструда. Брать из данного перечня все документы не нужно. Надо выбрать только те, которые содержат требования по охране труда, которые относятся к специфике предприятия.

В реестр следует включать не только федеральные законы и подзаконные акты по охране труда, но и нормативные правовые акты региона, в котором ведет деятельность работодатель. В выборе подзаконных актов не ограничивайтесь приказами Минтруда. Государственные нормативные требования охраны труда могут содержать и акты других ведомств (ч. 2 ст. 212 ТК). Например, порядок медосмотров утвердили в приказе Минздрава от 28.01.2021 № 29н.

Работодатель решает сам, в каком виде вести реестр. Есть три способа, с помощью которых можно выполнять обязанность. У каждого есть свои  преимущества и недостатки, можно выбрать из них подходящий.

Способ первый. Распечатать документы на бумаге.

Способ второй. Вести электронный реестр.

Способ третий. Купить справочно-правовую систему.

Формы и способы информирования работников утверждены приказом Минтруда от 29.10.2021 № 773н (печатные и видеоматериалы, интернет-ресурсы и т.п.).

Если вести реестр в электронном виде, необходимо разместить на информационных стендах компании перечень НПА с указанием места, где находится комплект всех документов. Работников следует проинформировать о том, как они могут получить доступ в реестр. Минтруд также рекомендует хранить перечни действующих НПА у руководителя службы охраны труда или специалиста по ОТ, а также у руководителей подразделений (п. 12 Рекомендаций по размещению работодателем информационных материалов в целях информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, утвержденные приказом Минтруда от 17.12.2021 № 894).

Вести реестр НПА с требованиями по охране труда — это обязанность работодателя по Трудовому кодексу. Если не соблюдать требование закона, ГИТ привлечет работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27.1 КоАП. Инспекторы могут оштрафовать компанию от 50 тыс. до 80 тыс. руб., ИП и должностное лицо — от 2 тыс. до 5 тыс. руб.

Штраф могут назначить, даже если реестр есть, но его не обновляют. Работодателя также накажут, если работникам не предоставили доступ к реестру.