Каждый работодатель обязан обеспечить создание и функционирование системы управления охраной труда (далее – СУОТ). В примерном положении о СУОТ, утвержденном приказом от 29.10.2021 № 776н (п.2, 55), Минтруд указывает, что СУОТ  является неотъемлемой частью управленческой и (или) производственной системы работодателя и представляет собой единство:

- организационной структуры управления организации, которая предусматривает в том числе обязанности и ответственность в области охраны труда на всех уровнях управления;

- мероприятий, обеспечивающих функционирование СУОТ и контроль за эффективностью работы в области охраны труда;

- документированной информации, включая локальные нормативные акты, организационно-распорядительные и контрольно-учетные документы.

Согласно ст.214 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда, а также вести реестр (перечень) нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой своей деятельности. Чтобы реализовать управление охраной труда, по каждым процедурам и процессам должны быть приняты соответствующие документы, установлен порядок действий и обеспечения функционирования СУОТ, что и как должен делать работодатель, обеспечивая выполнение своих обязанностей по охране труда.

 Документы СУОТ подразделяются на внешние по отношению к организации и внутренние.

К внешним документам относятся Указы Президента Российской Федерации, федеральные законы, нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, правила по охране труда и другие.

К внутренним документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие внутренние требования к процессам (положения, приказы, распоряжения, порядки, стандарты предприятия, инструкции по охране труда и тому подобное).

Главное требование к внутренним документам СУОТ - регулярный пересмотр на соответствие изменяющимся требованиям (как внешним, так и внутренним) и актуализация в случае внесения изменений и дополнений.

Локальные нормативные акты по охране труда являются фундаментов в управлении охраной труда в организации. Это в основном организационно-регламентирующие документы проведения процедур по охране труда, которые отражены в разделе V  «Функционирование» Примерного Положения о СУОТ. Например, порядок проведения медосмотров, порядок обеспечения работников СИЗ и т.п.. К ним также относятся инструкции по охране труда, программы инструктажа и обучения, правила внутреннего трудового распорядка и т.п..

Второй тип документов – организационно-распорядительные (приказы, распоряжения). К таким документам можно отнести приказ о назначении лиц, ответственных за обеспечение и выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств, приказ о назначении лица, ответственного за состояние и исправность переносных лестниц и стремянок.

Есть и контрольно-учетные документы (журналы, перечни, отчеты). Например, журнал учета выдачи направлений на медосмотры. В нём одновременно и учет направлений, и контроль, что документ был выдан каждому соискателю или работнику под подпись.

Единый обязательный перечень локальных актов для всех работодателей не установлен и в каждой организации он может отличаться. Во многом перечень зависит от направления, специфики организации, от численности работающих, условий труда, уровней профессиональных рисков и пр..

Есть документы, которые работодатель обязан принять. К ним относится, например, локальный нормативный акт, который устанавливает структуру и порядок функционирования СУОТ. Есть документы, принятие которых зависит от соответствующей инициативы. Например, работодатель решил создать комитет (комиссию) по охране труда.

При наличии у работодателя выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа отдельные локальные нормативные правовые акты должны быть разработаны и утверждены с учетом их мнения. Например, правила (стандарты) и инструкции по охране труда.

Экспертами компании "Актион" в Справочной системе «Охрана труда» подготовлен чек-лист по обязательным документам по охране труда в организации. Работодатели с учетом специфики своей деятельности, для внутренней проверки, могут ознакомиться с данным чек-листом, чтобы обеспечить выполнение предусмотренной законом обязанности по ведению документации.